Gestão documental

Serviço de Gestão de Documentos

A Solução de Gestão Documental permite controlar documentos desde sua criação, passando pelo controle e logística de distribuição, tratamento físico do documento, digitalização, indexação, tipificação, microfilmagem, arquivamento e controle de empréstimo e, por fim, processamento de suas informações. Devido a robustez e abrangência da solução é possível disponibilizar relatórios com informações constantemente atualizadas que oferecem suporte a gestão de negócios dos clientes.

A solução foi desenvolvida utilizando tecnologia orientada a serviços. Os sistemas são moldados de acordo com as necessidades do cliente uma vez que é possível selecionar os serviços de acordo com o negócio. O Sistema de Gestão de Documentos proporciona flexibilidade total ao gestor do projeto que se beneficia das informações extraídas dos documentos digitalizados para gestão estratégica.

Os sistemas de Produção estão embasados em quatro produtos principais integrados, Solução de Logística e Malotes, Solução de Protocolo, Solução PROVER de Gestão e Visualização dos Acervos físicos e digitais e a Solução SIG – Sistemas de Informações Gerenciais, onde consolidamos as informações de Operações e Produção para gerenciar todo o processamento e apresentar estas informações aos nossos Clientes.

Módulos da Gestão de Documentos

  • Protocolo eletrônico
    • Controle de tramitação de documentos e microfilmes;
    • Controle da linha de produção;
    • Controle de solicitações e empréstimos de documentos;
    • Pesquisa e visualização de documentos digitalizados;
    • Busca e localização de documentos físicos.
  • PROVER Imagens
    • Digitalização de documentos;
    • Tipificação dos documentos;
    • Indexação dos documentos;
    • Exportação dos dados;
    • visualização das imagens;
    • Criação de lotes;
    • Impressão de capas de lotes universais;
    • Disponibilização de informações gerenciais;
    • Controle de produtividade dos operadores.
  • PROVER Acervo
    • Gerenciamento de caixas em estantes;
    • Gerenciamento das tabelas de temporalidade dos documentos;
    • Disponibilização de informações gerenciais;
    • Impressão de rótulos das caixas;
    • Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos;
    • Diagramação do layout dos arquivos.
  • Microfilmagem
    • Controle sobre os lotes microfilmados;
    • Indexação dos documentos;
    • Controle de produtividade dos operadores;
    • Disponibilização de informações gerenciais.
  • Inteligência de negócios – SIG/BI
    • Coleta, organiza, analisa, compartilha e monitora informações que oferecem suporte a gestão de negócios do cliente;
    • Permite confecção de relatórios conforme as necessidades dos gestores;
    • Veicula a informação de forma inteligente, focada na área de negócio do cliente.
  • Segurança e auditoria
    • Não permite que usuários acessem documentos sem a devida autorização;
    • Registra todos os eventos realizados no sistema;
    • Identifica as ações executadas e as informações modificadas;
    • Confecciona relatórios com os registros das ações realizadas no sistema;
    • Identifica todos os usuários responsáveis pela mudança.

Veja como funciona nossas soluções em Gestão Documental nas documentações abaixo:

Grupo MS Gomes - Gestão Documental

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